Od lutego w aplikacji Spirit24 pojawia się funkcja „Skanuj QR KSeF”. To mała zmiana w obsłudze, ale duża wygoda w sytuacji, gdy zamiast klasycznej faktury dostajesz tylko kod QR potwierdzający, że dokument jest już w systemie. Zanim przejdziemy do instrukcji, wyjaśnijmy podstawy: KSeF od kiedy wchodzi w życie, co to jest i czemu w ogóle rynek przechodzi na taki model?
KSeF co to jest?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma, w której wystawiane i udostępniane są faktury w formie elektronicznej (tzw. ustrukturyzowanej). W praktyce działa to tak, że sprzedawca wystawia fakturę w KSeF, a Ty możesz ją odebrać i potwierdzić jej istnienie w systemie – czasem dostajesz pełny dokument (np. PDF), a czasem tylko kod QR jako „klucz” do faktury dostępnej w KSeF. Dzięki temu w Spirit24 możesz szybko przekazać dokument do rozliczenia, nawet jeśli nie masz tradycyjnej faktury pod ręką.
Kiedy KSeF startuje?
Krajowy System e-faktur zacznie obowiązywać w 2026 roku. Przepisy będą wdrażane stopniowo:
- Od 1 lutego 2026 r. elektroniczne fakturowanie stanie się obowiązkowe dla dużych firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł. W tym samym czasie małe i średnie firmy będą już musiały odbierać faktury zakupowe z KSeF.
- Od 1 kwietnia 2026 r. system obejmie wszystkich pozostałych podatników – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT (z wyłączeniem najmniejszych).
- Od 1 stycznia 2027 r. do KSeF dołączą najmniejsze podmioty o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł, określane jako „wykluczeni cyfrowo”.
KSeF skąd te zmiany?
Kierunek jest prosty: digitalizacja obiegu dokumentów i ujednolicenie fakturowania. Dlatego wiele firm już teraz przekazuje nabywcy potwierdzenie w postaci kodu QR (zamiast wydruku faktury albo PDF). I właśnie na to odpowiada Spirit24, dodając opcję skanowania QR.
Wiele osób pyta też: „ksef jak działa?”. Z perspektywy użytkownika wygląda to tak: sprzedawca wystawia fakturę w KSeF, a Ty dostajesz dostęp do dokumentu w systemie (czasem właśnie przez QR). Spirit24 pomaga Ci szybko przekazać tę informację/dokument do dalszej obsługi, bez ręcznego przepisywania danych.
Co to w praktyce zmienia?
Najważniejsze z punktu widzenia codziennej pracy jest to, że KSeF już wpływa na sposób przekazywania dokumentów: coraz częściej zamiast faktury dostajesz QR jako potwierdzenie, że faktury ksef są dostępne w systemie. I właśnie dlatego funkcja „Skanuj QR KSeF” pojawia się w Spirit24 teraz, niezależnie od tego, kiedy dokładnie KSeF stanie się obowiązkowy dla konkretnych grup.
Kurierzy Glovo/Uber Eats/Wolt: szybkie ogarnięcie kosztów
Jeśli jeździsz autem lub własnym skuterem na Glovo, Uber Eats albo Wolt, Twoje koszty to: paliwo i myjnia, płyn do spryskiwaczy, żarówki, olej, drobne części i serwis. Osoby dostarczające na rowerze także mają wydatki na eksploatację pojazdu: dętka, łańcuch, klocki hamulcowe czy oświetlenie. Musisz wiedzieć, że coraz częściej zamiast klasycznej faktury dostaniesz kod QR jako potwierdzenie, że dokument jest w KSeF, więc nie musisz pilnować papierka ani prosić o wysyłkę PDF. W Spirit24 wybierasz Skanuj QR KSeF, skanujesz i masz temat zamknięty od razu, zanim wpadnie kolejne zlecenie.
ZOSTAŃ KURIEREM
Praca i zarobki od zaraz!
Kierowcy taxi: szybkie koszty między kursami
W taxi Uber, Bolt i Freenow zakupy „firmowe” wpadają w przerwach między zleceniami: paliwo, myjnia, parking, czasem drobne akcesoria do auta. Gdy sprzedawca działa w KSeF i daje Ci QR zamiast PDF, nie musisz prosić o dosyłkę, ani robić zdjęć na szybko. Po prostu otwierasz Spirit24, skanujesz kod i przekazujesz dokument do rozliczenia. To wygodne zwłaszcza wtedy, gdy zastanawiasz się nad aspketami: „KSeF od kiedy obowiązkowy?” lub „Kiedy wchodzi KSeF?”, bo niezależnie od terminów, ten sposób zbierania kosztów już teraz upraszcza codzienną pracę.
„Skanuj QR KSeF” w Spirit24 – kiedy używać?
Użyj tej opcji, gdy sprzedawca/kontrahent korzysta z KSeF i przekazuje Ci kod QR zamiast faktury papierowej lub PDF.
Najczęstsze sytuacje:
- Stacja benzynowa: dostajesz wydruk lub ekran z kodem QR jako potwierdzenie, że faktury KSeF są w systemie
- Punkt usługowy lub sklep: zamiast wysyłki PDF mailem otrzymujesz QR do KSeF
- Kontrahent B2B: w procesie zakupowym przekazuje QR, bo faktura została wystawiona w KSeF
Kiedy nic się nie zmienia?
Jeśli dostajesz klasyczną fakturę (papier, PDF) – dodajesz ją w Spirit24 tak jak dotychczas. Nowa opcja jest po prostu dodatkową ścieżką na wypadek faktury z kodem QR.
Instrukcja krok po kroku: jak dodać fakturę przez QR KSeF w Spirit24
Poniżej masz prostą instrukcję. Użyj tej opcji, jeśli sprzedawca/kontrahent korzysta z KSeF i przekazuje Ci QR zamiast papierowej lub PDF faktury.
A. Przygotuj dokument
- Poproś o fakturę jak zawsze (NIP, dane firmy)
- Jeśli zamiast faktury otrzymasz kod QR KSeF (na wydruku lub na ekranie), przygotuj go do skanowania
- Upewnij się, że kod QR jest czytelny: nie jest rozmazany, nie jest ucięty, nie ma odblasków (np. od lampy lub słońca)
Praktyczna wskazówka: jeśli QR jest na ekranie telefonu sprzedawcy, poproś o zwiększenie jasności ekranu i przytrzymaj telefon stabilnie przez 2–3 sekundy.
B. Zeskanuj QR w aplikacji Spirit24
- Otwórz aplikację Spirit24
- Wybierz opcję „Skanuj QR KSeF”
- Skieruj aparat na kod QR i poczekaj, aż aplikacja go odczyta
- Zatwierdź dodanie dokumentu (zgodnie z komunikatami w aplikacji)
Jeśli skan nie wchodzi za pierwszym razem, zwykle pomaga:
- Wytarcie obiektywu aparatu
- Odsunięcie telefonu o kilka centymetrów
- Zmiana kąta (żeby zniknął odblask)
QR do KSeF, a klasyczna faktura – szybkie porównanie
| Co dostajesz od sprzedawcy | Co robisz w Spirit24 | Czy coś się zmienia? |
|---|---|---|
| Papierowa faktura | Dodajesz jak dotychczas | Nie |
| PDF faktury | Dodajesz jak dotychczas | Nie |
| Kod QR KSeF | Używasz „Skanuj QR KSeF” | Tak, to nowa opcja |
Dlaczego to ułatwia życie?
Skanowanie QR przyspiesza przekazanie dokumentu wtedy, gdy fizycznie nie masz faktury w ręku (ani na mailu). To szczególnie wygodne w podróży, na zakupach firmowych albo w sytuacji „muszę to dodać od razu, bo później zapomnę”.
Jeśli więc zastanawiasz się co realnie zmieniają te zasady w codziennych procesach: to przede wszystkim formę przekazywania dokumentów. Coraz częściej faktury KSeF „nie przychodzą” jako PDF, tylko są dostępne w systemie – a Ty dostajesz do nich skrót w postaci QR.
Podsumowanie
Nowa funkcja „Skanuj QR KSeF” w Spirit24 (dostępna od lutego) jest dla osób, które zamiast klasycznej faktury dostają kod QR potwierdzający dokument w KSeF. Gdy masz papier/PDF – działasz po staremu. Gdy masz QR – skanujesz i przekazujesz dokument szybciej.
ZOSTAŃ KIEROWCĄ TAXI
Praca i zarobki od zaraz!
