З лютого в додатку Spirit24 з’являється функція «Сканувати QR KSeF». Це невелика зміна в обслуговуванні, але велика зручність у ситуації, коли замість класичного рахунку-фактури ви отримуєте лише QR-код, який підтверджує, що документ вже в системі. Перш ніж перейти до інструкції, пояснимо основи: KSeF: з коли набирає чинності, що це таке і чому взагалі ринок переходить на таку модель?
KSeF – що це?
KSeF, тобто Національна система е-фактур, це державна платформа, на якій виставляються та доступні рахунки-фактури в електронній (так званій структурованій) формі. На практиці це працює так: продавець виставляє рахунок у KSeF, а ви можете його отримати й підтвердити його наявність у системі – часом отримуєте повний документ (наприклад PDF), а іноді тільки QR-код як «ключ» до рахунку, що доступний у KSeF. Завдяки цьому в Spirit24 ви можете швидко передати документ для розрахунку, навіть якщо не маєте традиційної паперової фактури під рукою.
Коли стартує KSeF?
Національна система е-фактур почне діяти з 2026 року. Правила впроваджуватимуться поступово:
- З 1 лютого 2026 р. електронний облік рахунків стане обов’язковим для великих компаній, які в 2024 р. досягли обсягу продажів понад 200 млн злотих. У той же час малі та середні компанії вже повинні будуть отримувати закупівельні рахунки через KSeF.
- З 1 квітня 2026 р. система охопить всіх інших платників податків — як платників ПДВ, так і звільнених (за винятком найменших).
- З 1 січня 2027 р. до KSeF доєднаються найменші суб’єкти з місячним обсягом продажу до 10 тис. злотих, які називаються «цифрово виключеними».
KSeF – звідки ці зміни?
Напрямок простий: диджиталізація документообігу й уніфікація процесу рахунку-фактур. Тому багато компаній уже зараз передають покупцю підтвердження у вигляді QR-коду (замість друкованого рахунку чи PDF). Саме на це відповідає Spirit24, додаючи опцію сканування QR.
Багато хто також питає: «ksef як працює?». З точки зору користувача це виглядає так: продавець виставляє рахунок у KSeF, а ви отримуєте доступ до документа в системі (іноді саме через QR). Spirit24 допомагає вам швидко передати цю інформацію/документ для подальшої обробки, без ручного переписування даних.
Що це змінює на практиці?
Найголовніше з точки зору щоденної роботи те, що KSeF вже впливає на спосіб передачі документів: все частіше замість рахунку-фактури ви отримуєте QR-код як підтвердження, що рахунки KSeF доступні в системі. Саме тому функція «Сканувати QR KSeF» з’являється в Spirit24 вже зараз, незалежно від того, з якого моменту KSeF стане обов’язковим для конкретних груп.
Кур’єри Glovo/Uber Eats/Wolt: чеки, покупки в дорозі та швидкий облік витрат
Якщо ви працюєте у Glovo, Uber Eats або Wolt, ваші витрати часто дрібні, але часті: напій у дорозі, зарядка, тримач для телефону, павербанк чи швидкий ремонт камери. Все частіше замість класичного рахунку-фактури ви отримуєте QR-код, який підтверджує, що документ є у KSeF, тому вам не потрібно слідкувати за папірцями чи просити PDF. У Spirit24 вибираєте Сканувати QR KSeF, скануєте і питання закрите одразу, ще до того, як прийде нове замовлення.
ZOSTAŃ KURIEREM
Praca i zarobki od zaraz!
Таксі: швидкі витрати між замовленнями
У таксі Uber, Bolt та Freenow «фірмові» покупки трапляються під час перерв між замовленнями: пальне, мийка, паркування, іноді дрібні аксесуари для авто. Коли продавець працює через KSeF і дає вам QR-код замість PDF, не потрібно просити вислати документ або робити швидкі фото. Просто відкриваєте Spirit24, скануєте код і передаєте документ для розрахунку. Це зручно особливо тоді, коли ви замислюєтеся над питаннями: «KSeF з якого часу обов’язковий?» чи «Коли запрацює KSeF?», бо незалежно від строків, цей спосіб збору витрат вже зараз спрощує щоденну роботу.
«Сканувати QR KSeF» у Spirit24 – коли використовувати?
Використовуйте цю опцію, коли продавець/контрагент працює через KSeF і передає вам QR-код замість паперового рахунку або PDF.
Найчастіші ситуації:
- Заправка: отримуєте роздруківку чи екран з QR-кодом як підтвердження, що рахунки KSeF є в системі
- Пункт обслуговування або магазин: замість надсилання PDF на електронну пошту ти отримуєш QR до KSeF
- Контрагент B2B: у процесі покупки передає QR, бо рахунок-фактура була видана в KSeF
Коли нічого не змінюється?
Якщо ти отримуєш класичний рахунок-фактуру (папір, фото, PDF) — додаєш її в Spirit24 так, як і раніше. Нова опція — це просто додатковий шлях на випадок рахунку-фактури з QR-кодом.
Інструкція крок за кроком: як додати рахунок-фактуру через QR KSeF у Spirit24
Нижче наведено просту інструкцію. Використовуй цю опцію, якщо продавець/контрагент користується KSeF і передає тобі QR замість паперового чи PDF рахунку-фактури.
A. Підготуй документ
- Попроси рахунок-фактуру як завжди (ІПН, дані компанії)
- Якщо замість рахунку-фактури отримаєш QR-код KSeF (на роздруківці або на екрані), підготуй його до сканування
- Переконайся, що QR-код добре читається: не розмитий, не обрізаний, немає відблисків (наприклад, від лампи чи сонця)
Практична порада: якщо QR на екрані телефону продавця — попроси збільшити яскравість екрана і тримай телефон стабільно протягом 2–3 секунд.
B. Скануй QR в додатку Spirit24
- Відкрий додаток Spirit24
- Оберіть опцію «Сканувати QR KSeF»
- Наведи камеру на QR-код і зачекай, поки додаток його зчитає
- Підтвердь додавання документа (згідно з повідомленнями в додатку)
Якщо сканування не проходить з першого разу, зазвичай допомагає:
- Протерти об’єктив камери
- Відсунути телефон на кілька сантиметрів
- Змінити кут (щоб зник відблиск)
QR до KSeF та класичний рахунок-фактура — швидке порівняння
| Що отримуєш від продавця | Що робиш у Spirit24 | Чи щось змінюється? |
|---|---|---|
| Папір / фото рахунку-фактури | Додаєш як і раніше | Ні |
| PDF рахунку-фактури | Додаєш як і раніше | Ні |
| QR-код KSeF | Використовуєш «Сканувати QR KSeF» | Так, це нова опція |
Чому це спрощує життя?
Сканування QR прискорює передачу документа тоді, коли у тебе фізично немає рахунку-фактури в руках (ані на пошті). Це особливо зручно в поїздках, на службових покупках або в ситуації «треба додати зараз, бо потім забуду».
Тож якщо ти вагаєшся, що реально змінюють ці правила у щоденних процесах: це насамперед форму передавання документів. Все частіше рахунки-фактури KSeF не приходять як PDF, а доступні в системі — а ти отримуєш до них скорочення у вигляді QR.
Підсумок
Нова функція «Скануй QR KSeF» у Spirit24 (доступна з лютого) призначена для тих, хто замість класичного рахунку отримує QR-код, що підтверджує документ у KSeF. Якщо у вас є паперова версія чи PDF – дієте як раніше. Якщо маєте QR – скануєте і передаєте документ швидше.
ZOSTAŃ KIEROWCĄ TAXI
Praca i zarobki od zaraz!
