З лютого в додатку Spirit24 з’являється функція «Сканувати QR KSeF». Це невелика зміна в обслуговуванні, але велика зручність у ситуаціях, коли замість класичного рахунку-фактури ви отримуєте лише QR-код, який підтверджує, що документ вже знаходиться в системі. Перш ніж перейти до інструкції, давайте пояснимо основи: що таке KSeF, з якого часу він діє і чому взагалі ринок переходить на таку модель?
Що таке KSeF?
KSeF, тобто Національна Система електронних Фактур — це державна платформа, на якій виставляються та надаються рахунки-фактури в електронній (так званій структурованій) формі. На практиці це виглядає так: продавець виставляє рахунок у KSeF, а ви можете його отримати й підтвердити існування документа в системі — іноді ви отримуєте повний документ (наприклад, PDF), а іноді лише QR-код як «ключ» до рахунку, доступного в KSeF. Завдяки цьому в Spirit24 ви можете швидко передати документ на облік, навіть якщо у вас немає під рукою традиційного рахунку.
Коли запускається KSeF?
Національна система електронних рахунків-фактур почне діяти з 2026 року. Правила впроваджуватимуться поетапно:
- З 1 лютого 2026 року електронна виставка рахунків стане обов’язковою для великих компаній, які у 2024 році досягли обсягу продажів понад 200 млн злотих. Водночас малі й середні компанії вже повинні будуть отримувати покупні рахунки через KSeF.
- З 1 квітня 2026 року система охопить всіх інших платників податків — як платників, так і звільнених від ПДВ (за винятком найменших).
- З 1 січня 2027 року до KSeF приєднаються найменші суб’єкти з щомісячними продажами до 10 тис. злотих, яких називають «цифрово виключені».
KSeF — звідки ці зміни?
Напрям простий: цифровізація документообігу та уніфікація рахунків-фактур. Тому багато компаній вже зараз передають покупцю підтвердження у вигляді QR-коду (замість друкованого рахунку або PDF). Саме на це реагує Spirit24, додаючи опцію сканування QR.
Багато хто також питає: «Як працює KSeF?». З точки зору користувача це виглядає так: продавець виставляє рахунок-фактуру у KSeF, а ви отримуєте доступ до документа в системі (іноді саме через QR). Spirit24 допомагає вам швидко передати цю інформацію або документ для подальшої обробки, без ручного введення даних.
Стань кур’єром
Робота та заробіток одразу!
Що це змінює на практиці?
Найважливіше з точки зору щоденної роботи — те, що KSeF вже впливає на спосіб передачі документів: все частіше замість рахунку-фактури ви отримуєте QR-код як підтвердження, що рахунки KSeF доступні у системі. Саме тому функція «Сканувати QR KSeF» з’являється у Spirit24 вже зараз, незалежно від того, коли саме KSeF стане обов’язковим для окремих груп.
Кур’єри Glovo/Uber Eats/Wolt: чеки, покупки в дорозі та швидке оформлення витрат
Якщо ти доставляєш автомобілем або на власному скутері в Glovo, Uber Eats або Wolt, твої витрати зазвичай такі: пальне й мийка, рідина для омивача, лампочки, олива, дрібні запчастини та сервіс. Кур’єри, які доставляють велосипедом, також мають витрати на обслуговування транспорту: камера, ланцюг, гальмівні колодки або освітлення. Варто знати, що дедалі частіше замість класичної фактури ти отримаєш QR‑код як підтвердження, що документ є в KSeF, тож не потрібно зберігати папірці або просити надіслати PDF. У Spirit24 обираєш «Сканувати QR KSeF», скануєш — і справу закрито одразу, ще до того, як надійде наступне замовлення.
Водії таксі: швидкі витрати між замовленнями
У таксі Uber, Bolt і Freenow «службові» покупки відбуваються у перервах між замовленнями: пальне, автомийка, паркування, іноді дрібні аксесуари для автомобіля. Якщо продавець працює з KSeF і видає QR замість PDF, не потрібно просити дослати чи терміново фотографувати чек. Просто відкриваєш Spirit24, скануєш код і передаєш документ для розрахунку. Це зручно особливо, коли виникають питання: «З якого моменту KSeF обов’язковий?» чи «Коли набирає чинності KSeF?», адже незалежно від термінів цей спосіб збору витрат вже зараз спрощує повсякденну роботу.
«Сканувати QR KSeF» у Spirit24 — коли використовувати?
Використовуйте цю опцію, якщо продавець/контрагент користується KSeF і надає вам QR-код замість паперового рахунку-фактури чи PDF.
Найпоширеніші випадки:
- Автозаправка: ви отримуєте роздруківку або бачите QR-код на екрані як підтвердження, що рахунки KSeF знаходяться в системі
- Пункт обслуговування або магазин: замість відправки PDF на електронну пошту отримуєш QR для KSeF
- Контрагент B2B: під час купівлі передає QR, оскільки рахунок вже виставлено в KSeF
Коли нічого не змінюється?
Якщо ти отримуєш класичну рахунок-фактуру (папір, PDF) — додавай її в Spirit24 як зазвичай. Нова опція — це просто додатковий шлях на випадок рахунка-фактури з QR-кодом.
Покрокова інструкція: як додати рахунок-фактуру через QR KSeF у Spirit24
Нижче наведено просту інструкцію. Використовуй цю опцію, якщо продавець/контрагент використовує KSeF і передає тобі QR замість паперового чи PDF рахунка.
A. Підготуй документ
- Попроси рахунок-фактуру як зазвичай (ІПН, дані компанії)
- Якщо замість рахунку-фактури отримаєш QR-код KSeF (на роздруківці або на екрані), підготуй його до сканування
- Переконайся, що QR-код читабельний: не розмитий, не обрізаний, немає відблисків (наприклад, від лампи або сонця)
Практична порада: якщо QR-код на екрані телефону продавця, попроси збільшити яскравість екрана і тримай телефон нерухомо 2–3 секунди.
B. Відскануй QR у додатку Spirit24
- Відкрий додаток Spirit24
- Вибери опцію «Сканувати QR KSeF»
- Наведи камеру на QR-код і зачекай, поки додаток його зчитає
- Підтверди додавання документа (згідно з повідомленнями у додатку)
Якщо сканування не проходить з першого разу, зазвичай допомагає:
- Протерти об’єктив камери
- Відсунути телефон на кілька сантиметрів
- Змінити кут (щоб зник відблиск)
QR для KSeF і класична рахунок-фактура – швидке порівняння
| Що ти отримуєш від продавця | Що робиш у Spirit24 | Чи змінюється щось? |
|---|---|---|
| Паперовий рахунок | Додаєш як зазвичай | Ні |
| PDF рахунку | Додаєш як зазвичай | Ні |
| QR-код KSeF | Використовуєш «Сканувати QR KSeF» | Так, це нова опція |
Чому це полегшує життя?
Сканування QR пришвидшує передачу документа, коли у тебе фізично немає рахунку під рукою (і на пошті теж). Це особливо зручно у поїздках, при корпоративних покупках або у ситуації «мені потрібно додати це негайно, інакше потім забуду».
Якщо ти питаєш себе, що реально змінюють ці правила в щоденних процесах: насамперед це форма передачі документів. Все частіше рахунки-фактури KSeF не «приходять» як PDF, а доступні у системі — і ти отримуєш до них короткий доступ у вигляді QR.
Підсумок
Нова функція «Сканувати QR KSeF» у Spirit24 (доступна з лютого) призначена для тих, хто замість класичного рахунку отримує QR-код, що підтверджує документ у KSeF. Якщо у вас паперова версія чи PDF — дієте по-старому. Якщо у вас QR — скануєте й передаєте документ швидше.
Стань
водієм таксі
Робота та заробіток одразу!
